Le RGPD newsletter ça vous dit quelque chose ?
Êtes-vous à jour sur les dernières réglementations en matière de confidentialité des données ?
Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’Union européenne est un ensemble important de lois à comprendre et à respecter, si vous recueillez des informations personnelles auprès de clients.
Si vous êtes adepte de l’email marketing, vous envoyez surement des newsletters, des offres spéciales et d’autres mises à jour aux clients.
Il est important d’obtenir la permission explicite de vos clients avant d’envoyer tout courriel, et de respecter ainsi la réglementation RGPD.
Dans l’article d’aujourd’hui, on vous explique comment envoyer une newsletter RGPD et quels sont les enjeux du RGPD des newsletters.
Qu’est-ce le RGPD newsletter ?
Une newsletter RGPD est un courriel électronique envoyé aux clients conformément aux normes européennes afin d’obtenir leur consentement explicite pour recevoir des bulletins d’information et d’autres communications.
Le règlement général sur la protection des données personnelles est une loi de l’Union européenne qui régit la manière dont les données personnelles sont collectées et stockées.
Il oblige les entreprises à obtenir le consentement explicite des clients et prospects avant la collecte de données personnelle et/ou le traitement de leurs données de quelques manières que ce soit.
Lorsque vous envoyez une newsletter RGPD à vos clients, vous devez :
- Offrir une déclaration claire des droits du client avec précision en listons ces droits et obligations.
- Inclure une case d’adhésion que les clients peuvent cocher s’ils acceptent de recevoir des bulletins d’information et d’autres communications.
- Veillez à ce que la case d’adhésion soit clairement visible sur votre site Web et/ou dans tous les e-mails que vous envoyez.
- Donnez aux clients la possibilité de refuser de recevoir des newsletters et d’autres communications en incluant un lien de désabonnement à la newsletter ou un lien de désinscription a votre service d’envois.
- Fournissez aux clients un lien vers votre politique de confidentialité, afin qu’ils puissent voir comment leurs données sont utilisées.
Quelle est la différence entre RGPD newsletter et RGPD emailing ?
Le RGPD s’applique à tous les types d’e-mails et forme de communications impliquant l’utilisation de données personnelles.
La principale distinction entre une newsletter RGPD et emailing RGPD réside dans l’obligation d’obtenir le consentement explicite des clients avant d’envoyer des newsletters ou d’autres communications.
Cela permet de garantir le respect des règles concernant la collecte et l’utilisation des données personnelles.
- Cela signifie que vous devez demander la permission des clients avant de leur envoyer quoi que ce soit.
- Cela peut se faire soit en prévoyant une boîte d’inclusion sur votre site Web, soit en demandant à vos clients de vous donner leur accord dans un e-mail.
- Pour une newsletter, l’action d’autorisation est explicite et vient souvent d’une action du client.
Dans d’autres types d’emailing, il peut arriver que les clients donnent leur consentement en remplissant un formulaire ou en visitant votre site Web ; dans ce cas, il s’agit d’un consentement implicite.
Une fois que les clients ont donné leur consentement, vous êtes en mesure de leur envoyer des newsletters et autres communications conformément aux directives du RGPD.
Comment envoyer des newsletters conformes aux normes européennes et internationales ?
L’envoi de newsletters conformes aux réglementations prévues par l’Union européenne et d’autres réglementations internationales n’est pas difficile, mais elle nécessite quelques étapes pour garantir que vous vous conformez à toutes les lois applicables.
- Tout d’abord, assurez-vous que votre boîte d’inscription est clairement visible sur votre site Web ou dans les e-mails que vous envoyez : Cela permet aux clients de savoir qu’ils recevront des bulletins d’information de votre part et leur donne l’occasion de choisir quel type de mail ils souhaitent recevoir.
- Ensuite, fournissez un lien d’exclusion (bouton de désinscription )dans tous vos e-mails, afin que les clients puissent se désabonner de la réception de communications : vous pouvez y inclure un questionnaire pour comprendre la raison du désabonnement.
- Enfin, veillez à inclure un lien vers votre politique de confidentialité afin que les clients sachent comment les données utilisateurs sont utilisées.
En suivant ces étapes, vous vous assurerez que vos newsletters respectent les normes RGPD et sont envoyées en conformité avec la loi.
Newsletter en B2B et B2C : même principe ?
Une newsletter B2B et une newsletter B2C ne sont pas similaires, mais les mêmes principes RGPD s’appliquent aux deux.
- Les newsletters B2B sont envoyées à une adresse e-mail professionnelle, tandis que les newsletters B2C sont envoyées à l‘adresse e-mail d’un individu.
- Dans les deux cas, vous devez obtenir le consentement explicite des clients/prospect avant de leur envoyer tout type de communication, y compris les newsletters.
- Toute adresse email qui reçoit l’une de vos communications doit faire partie de votre base de données : évitez l’achat de liste de contact provenant de sources douteuses.
Newsletter efficace et RGPD : comment faire ?
Il est tout à fait possible d’envoyer une newsletter RGPD tout en restant efficace !
L’envoi de newsletter conforme à la RGPD ne doit pas nécessairement se faire au prix d’un sacrifice de votre taux d’ouverture.
Au contraire, le Règlement Général sur la Protection des Données personnelles, peut avoir un impact positif sur l’efficacité de votre campagne d’emailing.
Le fait d’avoir une base de données saine et conforme au RGPD favorise vos métriques :
- Vos emails sont mieux segmentés ; vos clients sont plus susceptibles d’être intéressés par votre contenu ; et, vous bénéficiez de taux d’ouverture plus élevés.
- Votre taux d’ouverture est plus élevé ; cela peut contribuer à améliorer l’efficacité de vos campagnes de marketing par courriel à long terme !
- Vos conversions n’en sont qu’encouragées ; les clients sont plus susceptibles de faire confiance à une marque qui respecte leurs données.
Avec le bon contenu et la bonne stratégie de segmentation, vous pouvez vous assurer que vos newsletters restent efficaces et conformes au RGPD.
Surtout, vous gagnerez la confiance de vos prospects en sachant que leurs données personnelles soient correctement collectées, et que le traitement de données se fait conformément a la loi.
Et si ma newsletter n’est pas conforme RGPD ?
Lorsque vous ne respectez pas les normes RGPD, vous serez automatiquement perçus comme une organisation moins digne de confiance par vos prospects.
Dans le même temps, vous risquez des amendes pouvant aller jusqu’à 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial de l’entreprise, selon la gravité de l’infraction.
Il est donc essentiel de veiller à ce que vos newsletters soient conformes aux exigences légales et que le traitement des données personnelles (surtout les données à caractère sensible) soit exécuté conformément à la loi.
La meilleure façon de garantir la conformité et d’éviter tout problème juridique est de consulter un expert du RGPD et de se tenir au courant de tous les changements ou mises à jour liés au RGPD.
Une évaluation régulière de vos pratiques en matière de protection des données est également essentielle, ainsi que la formation de votre équipe et de vos clients sur les points suivants :
– La meilleure façon de collecter les données des clients de manière sûre et responsable
– Comment utiliser les données collectées conformément à la loi
– Comment stocker, protéger et supprimer les données des clients en toute sécurité
Quelles sont les règles pour le désabonnement de mes contacts ?
En consultant votre CRM, vous pourrez avoir accès à votre liste de contacts et vérifier quels contacts se sont désinscrits de votre newsletter et/ou vos emailing.
Il est important de respecter les souhaits de ces contacts et de les supprimer de votre base de données afin de rester conforme à la réglementation RGPD dans le cas où ils ont volontairement choisi de ne plus recevoir de mails dans leurs boites de réception.
Pour s’assurer que tous les désabonnements sont respectés, il est recommandé d’utiliser un système automatisé pour le suivi et le respect des désabonnements ou des demandes pour la suppression des données.
- Ce système doit également être en mesure d’empêcher l’ajout de contacts à votre base de données, sauf s’ils ont donné leur consentement explicite.
- Vous devez vous assurer que vous disposez d’un lien de désabonnement sécurisé et à jour au bas de tous les e-mails envoyés : Cela permettra aux utilisateurs de se désabonner facilement s’ils le souhaitent.
Comment gérer les droits de mes abonnés ?
Selon la loi, les personnes ont le droit de demander l’accès, la correction ou la suppression de leurs données personnelles.
- L’entreprise doit répondre à toute demande dans un délai raisonnable et fournir à l’utilisateur toutes les informations dont il a besoin dans un langage compréhensible.
- Pour garantir la conformité, il est important de créer des procédures détaillées qui couvrent la manière dont vous traiterez les demandes des utilisateurs, en leur donnant accès à leurs données et en leur permettant de supprimer ou de corriger les informations qu’ils ont fournies.
- Vous devez également vous assurer que tous les changements sont mis à jour dans votre base de données, de sorte que si un utilisateur décide de supprimer ses informations personnelles, celles-ci sont supprimées de votre système dès que possible.
Il est également essentiel de garder trace de toute demande de rectification de données et assurez-vous que tout changement est mis à jour dans votre base de données.
Le RGPD stipule que les individus ont le droit d’obtenir une copie de leurs données : vous devez être prêt à la fournir sur demande.
Il est donc important de mettre en place un système de sauvegarde à jour et d’archiver régulièrement les sauvegardes.
Assurez-vous de prévenir tout risque de perte de données.
Les mentions obligatoires du RGPD stipule que la collecte des adresses email et donnée personnelle doit être faite par le biais d’un consentement explicite de l’utilisateur :
- Lorsque celui-ci applique son droit de rectification, vous serez dans l’obligation de modifier ces informations personnelles et de ne les divulguer qu’à cette même personne.
- Le droit de suppression ou droit d’effacement des données implique qu’en envoyant une demande à l’entreprise, toutes les données personnelles de l’utilisateur doivent être effacées de ses systèmes et qu’aucune autre personne n’y ait accès.
- Le droit d’accès permet à l’internaute de savoir quelles données l’entreprise détient à son sujet.
Il est important de comprendre et d’adhérer à tous les règlements afin de rester conforme aux règles du RGPD et de protéger les données de vos clients.
En suivant ces directives, vous pouvez garantir l’envoi de newsletter RGPD et continuer à promouvoir vos services aux clients qui ont exprimé leur intérêt pour ceux-ci.
Non seulement cela vous protégera contre les problèmes juridiques et les éventuelles amendes, mais cela renforcera également la confiance entre vous et vos clients.
Ils se sentiront rassurés de savoir que leurs données sont traitées avec respect et attention.
