Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) est un ensemble complet de normes visant à protéger la confidentialité et la sécurité des données personnelles des individus au sein de l’Union européenne.
Le RGPR a été mis en œuvre en mai 2018, et il a eu un impact majeur sur les entreprises de toute l’Europe, ainsi que sur celles du monde entier.
Depuis 2018 les traitements de données à caractère sensible ou donnée personnelle des citoyens de l’UE a drastiquement changé.
Les normes RGPD s’appliquent à toute organisation qui traite des données personnelles appartenant à des personnes situées dans l’UE.
Comprendre les exigences du RGPR peut sembler être une tâche écrasante pour de nombreuses organisations.
Cependant, cela peut vous aider à vous préparer à la conformité et à protéger les données de vos clients contre une utilisation abusive ou inappropriée.
Prendre ces mesures soutient non seulement la sécurité des données, mais également la confiance et la satisfaction de vos clients.
Ce guide vous donnera un aperçu de ce qu’est le RGPR, ses exigences, la manière de s’y conformer et des raisons pour lesquelles il est important pour les entreprises du monde entier.
Les normes RGPD c’est quoi ?
RGPD est l’acronyme de Règlement général sur la protection des données personnelles, c’est un ensemble de règles et de règlements établis par l’Union européenne (UE) pour protéger les données personnelles des individus à caractère personnel.
- De lourdes amendes sont prévues en cas de non-respect des règles du RGPD : des amendes de 10 à 20 millions d’euros peuvent être infligées à la partie négligente, soit 2 à 4 % de son chiffre d’affaires global. (alternance-professionnelle.fr)
- Les normes RGPD ont été créées afin de donner aux gens plus de contrôle sur la façon dont leurs informations sont stockées et utilisées en ligne.
- Le règlement s’applique à toute entreprise ou organisation qui collecte ou traite des données sur les citoyens de l’UE, quel que soit l’endroit où elles exercent leurs activités.
- Les entreprises doivent se conformer à la réglementation ou risquer d’être tenues pour responsables d’une infraction.
Comment fonctionnent les normes RGPD ?
Le RGPD exige que les organisations qui traitent des données personnelles mettent en œuvre des mesures pour garantir la sécurité et la confidentialité des informations.
Les principes clés RGPD :
- Licéité et loyauté
Toutes les données doivent être collectées légalement et de manière transparente.
La licéité exige que la personne concernée donne son consentement avant la collecte et le traitement de toute information personnelle.
La loyauté exige que la personne concernée soit informée de ses droits et de la manière dont ses informations personnelles sont utilisées.
- Transparence
La transparence exige que les organisations fournissent une explication claire et concise de la manière dont elles utilisent les données personnelles qu’elles ont recueillies.
- Limitation des finalités
Les organisations doivent préciser l’objectif de la collecte des données et ne les traiter que dans ce but.
- Minimisation des données
Les données collectées doivent être pertinente et limitée à ce qui est nécessaire pour l’objectif spécifié.
- Exactitude des informations (qualité des données)
Les organisations doivent prendre des mesures pour s’assurer que leurs données sont exactes et mises à jour.
- Sécurité des données et droits des personnes
Les organisations doivent mettre en place des mesures pour protéger les données, la sécurité, comme le cryptage et la collecte des données : on parle de données sensibles et de données personnelles des résidents Européens.
Ils doivent également respecter les droits des personnes à accéder à leurs informations personnelles et à les rectifier.
Les meilleures pratiques RGPD
Communiquer de façon claire et concise en ligne
Pour garder un aspect professionnel, vous devez vous assurer que toutes vos communications en ligne sont claires et concises.
Communiquer de façon clair sur votre processus de traitement de données représente l’essence même de votre activité : que ce soit sur votre site web, sur les réseaux sociaux ou encore par le biais de formulaire en ligne.
Vous devez communiquer de façon claire sur le processus de collecte de données.
Qu’allez-vous faire du numéro de téléphone de votre client ? allez-vous garder un registre des activités de vos prospects ? comment allez-vous utiliser son adresse mail ?
Ce sont des mesures nécessaires en matière de protection des données et du droit d’accès aux données à caractère sensible.
C’est l’une des pratiques RGPD que vous devez suivre afin de vous assurer que tout le monde comprend votre intention et que vous n’envoyez pas d’informations incorrectes.
- Assurez-vous que tous vos e-mails, messages sur les médias sociaux et autres canaux de communications digitales sont rédigés dans un langage professionnel.
- Fournissez des avis de confidentialité : Une autre pratique importante du RGPD consiste à fournir des avis de confidentialité clairs sur tous les sites Web ou applications qui collectent des données sur vos prospects.
- Utilisez le cryptage pour ajouter une couche supplémentaire de sécurité aux données qui sont stockées ou transférées.
Protéger les données de vos collaborateurs
La protection des données de collaborateurs est essentielle pour 2 raisons :
- Pour se conformer aux exigences du RGPD
- Pour prévenir les violations de données et les vols d’identité potentiels.
Vous devez mettre en place des systèmes pour vous assurer que les données des employés ne sont accessibles que par les personnes qui en ont besoin, et que toutes les demandes d’accès sont légitimées via des mots de passe ou une authentification à deux facteurs.
De nombreux organismes publics et la commission européenne ont publié des lignes directrices sur la manière de protéger les données des employés et d’assurer la conformité avec le RGPD.
Veillez également à créer un système de tracking pour surveiller et enregistrer toutes les demandes d’accès aux données.
Former le personnel à la conformité au RGPD
Avec une augmentation des plaintes à la CNIL de +30% en France sur l’année écoulée chez les particuliers et 2044 notifications de violation de données chez les pros, former votre personnel pour qu’il comprenne les exigences du RGPD est essentiel pour garantir que vous restez conforme. (c2ip.com)
- Assurez-vous qu’ils comprennent comment collecter, stocker, utiliser et supprimer les données de manière sécurisée.
- Vous devez également leur fournir une formation sur les meilleures pratiques et les tendances actuelles.
- Certains organismes publics offrent des formations gratuites sur la sécurité informatique et la portabilité des données
En formant votre personnel, vous assurez le respect des conditions générales de la RGPD et vous évitez de tomber dans des cas de violation de données personnelles.
Maîtrisez votre relation client
Le secret du RGPD réside dans la maîtrise de votre relation client.
Cela signifie comprendre quelles données vous collectez, comment elles sont utilisées et pourquoi elles sont nécessaires, mais aussi s’assurer que les clients sont tenus informés et qu’ils comprennent leurs droits en matière de protection des données.
Vous devez également vous assurer que toutes les demandes d’accès à leurs données ou de suppression de celles-ci formulées par des clients sont faciles à remplir.
- Veillez à inclure un lien de désabonnement clair et facile à utiliser dans tous vos e-mails.
- Veillez également à traiter rapidement toute demande de suppression de données envoyée
- Restez attentif avec les mises à jour du RGPD et lois concernant la protection des données
- Informez vos clients et prospects de toutes les modifications apportées au RGPD et à d’autres réglementations connexes.
Prévoir un plan d’audit des traitements.
La conformité au RGPR est un ensemble de procédures qui doivent être suivies pour garantir que les activités de traitement sont effectuées conformément à la loi.
L’audit de traitement est un plan qui doit inclure une évaluation des flux de données, de la sécurité des données et des activités de traitement liées au RGPD.
Gardez trace de tous les changements que vous effectuez en relation avec la conformité au RGPD
- Afin de vous assurer que votre entreprise reste conforme au règlement.
- Conserver des traces de tous les changements ou mises à jour que vous avez effectués.
- Veillez à revoir régulièrement votre plan d’audit pour vous assurer qu’il est à jour.
Veillez à ce que vos clients soient tenus au courant de la manière dont leurs données sont utilisées et des droits à la vie privée dont ils disposent
Ce document doit inclure tous les outils, systèmes et processus liés au traitement des données et la manière dont ils sont conformes aux exigences du RGPR.
Permettre le signalement des violations
Le cœur du RGPR est l’obligation de signaler toute violation de données dans les 72 heures.
Pour ce faire, vous devez disposer d’un système capable de détecter et de répondre aux violations potentielles de données aussi rapidement que possible.
Fournissez aux clients une communication claire sur ce qui s’est passé, les informations affectées et la manière dont la violation a été évitée :
C’est un élément fondamental de la conformité au RGPR.
L’assurance de protection des données est essentielle pour garantir qu’en cas de problème, votre entreprise ne sera pas laissée sans protection.
Assurez-vous d’avoir une couverture complète qui couvre les coûts associés à toute violation de la conformité ou à une amende potentielle de l’autorité de protection des données.
Prévoir un plan de sauvegarde des données
En intégrant une procédure de sauvegarde des données dans votre plan de conformité RGPR, vous pouvez vous assurer que les données que vous collectez restent sécurisées
Ces données sensibles seront toujours accessibles en cas de panne soudaine du système.
Cela contribuera à soutenir vos efforts pour vous conformer aux exigences du RGPR en matière de stockage et sécurisé des données personnelles.
Cela permet de :
- Surveillez et enregistrez toutes les demandes d’accès aux données
- En vertu du RGPR, vos clients ont le droit d’accéder à leurs données personnelles stockées par vous.
- Pour s’assurer que les droits de vos clients soient respectés et que les exigences du RGPR sont appliquées, surveillez et enregistrez toutes les demandes d’accès des clients à leurs données.
La mise en œuvre d’un plan de sauvegarde des données permet à votre activité professionnelle de respecter le règlement Européen via la conservation des données de vos clients en toute sécurité.
C’est également un excellent moyen de garder votre base de donnée mise à jour.
Cela vous aidera à démontrer que votre entreprise a pris les mesures appropriées pour se conformer à la loi.
Conclusion
Dans l’ensemble, la conformité au RGPD est un processus complexe qui nécessite une planification et une exécution minutieuses.
Il est important de s’assurer que votre entreprise a mis en place les bonnes procédures pour la conservation des données de vos clients et respecter les mesures appropriées aux réglementations européennes.
En suivant les étapes décrites ci-dessus, vous pouvez garantir le respect du droit à la vie privée de vos clients tout en vous assurant que votre entreprise reste conforme au cadre juridique et aux exigences du RGPD.
En prenant ces précautions, vous et vos clients serez à l’abri de toute répercussion juridique ou financière potentielle liée à la non-conformité des lois RGPD.
